Trong nhiều năm, email luôn là một cuộc chiến không hồi kết đối với tôi. Tôi đã thử mọi ứng dụng, bộ lọc và các thủ thuật khác nhau, nhưng hộp thư đến (inbox) của tôi vẫn luôn trong tình trạng hỗn độn. Cuối cùng, tôi đã tìm ra giải pháp khi ngừng suy nghĩ quá nhiều và xây dựng một thói quen quản lý email đơn giản, hiệu quả và thực sự bền vững.
Nếu bạn cũng đang cảm thấy choáng ngợp với lượng email khổng lồ mỗi ngày và khao khát đạt được trạng thái “Inbox Zero” – hộp thư đến trống rỗng, không còn tin nhắn chờ xử lý, bài viết này sẽ chia sẻ 10 chiến lược đã giúp tôi biến điều đó thành hiện thực. Đây không chỉ là những mẹo nhỏ lẻ mà là một bộ các thói quen được tôi tích lũy qua kinh nghiệm thực tế, giúp tôi kiểm soát hoàn toàn hòm thư điện tử của mình, từ đó giảm căng thẳng và tăng năng suất làm việc đáng kể. Mục tiêu của tôi là truyền tải những kinh nghiệm này một cách rõ ràng và dễ áp dụng, để bạn cũng có thể đạt được sự tự do trong việc quản lý email của mình.
10. Hủy Đăng Ký Phần Lớn Newsletter Không Cần Thiết
Newsletter là một nguồn tài nguyên giá trị nếu chúng thực sự hữu ích, nhưng hãy thành thật mà nói, rất nhiều bản tin điện tử ngày nay chỉ được gửi đi để đội ngũ marketing cảm thấy bận rộn và đạt được các chỉ số hiệu suất tùy tiện.
Tôi có thể đếm trên đầu ngón tay số lượng newsletter mà tôi thực sự thấy có giá trị. Vì vậy, việc hủy đăng ký phần lớn các thông tin liên lạc tôi nhận được là một quyết định dễ dàng. Tôi đã hành động rất dứt khoát: nếu đó không phải là thứ tôi mong muốn nhận được, tôi sẽ hủy đăng ký ngay lập tức. Tôi nghĩ rằng mình luôn có thể thay đổi ý định sau này nếu cần, nhưng cho đến nay, tôi chưa bao giờ phải làm điều đó.
Tính năng quản lý đăng ký mới trong Gmail giúp hủy nhận tin hiệu quả
Mỗi khi mua một sản phẩm trực tuyến, tôi luôn theo dõi bản tin đầu tiên của họ để hủy đăng ký. Hơn nữa, tôi sẽ luôn bỏ chọn ô “nhận thư” nếu nó hiển thị khi đăng ký bất kỳ dịch vụ nào. May mắn thay, giờ đây việc hủy đăng ký các bản tin không cần thiết trong Gmail đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
9. Kiểm Tra Email Theo Đợt (Batching)
Quản lý lịch trình và không dành quá nhiều thời gian cho hộp thư đến là một cách khác giúp tôi đạt được Inbox Zero một cách dễ dàng. Khi tôi kiểm tra tin nhắn mỗi giờ, tôi luôn cảm thấy một sự lo lắng âm ỉ rằng mình phải trả lời một email mới. Hầu hết thời gian, tin nhắn đó không cần trả lời chút nào, chứ đừng nói đến việc trả lời trong vòng một giờ.
Sau khi cắt giảm việc sử dụng các thiết bị kỹ thuật số nói chung, tôi đã đặt ra các giới hạn nghiêm ngặt về thời điểm kiểm tra tin nhắn của mình. Trước hết, tôi không bao giờ kiểm tra email vào buổi sáng nữa. Mỗi lần tôi làm điều này trước đây, tôi luôn ở trong trạng thái phản ứng, và phần còn lại của ngày bị ảnh hưởng.
Thay vào đó, tôi kiểm tra email tối đa hai lần mỗi ngày – và lý tưởng nhất là chỉ một lần. Hơn nữa, tôi đã đăng xuất khỏi các ứng dụng email trên điện thoại và cố gắng không cài đặt chúng trên thiết bị của mình. Tôi đặt mục tiêu kiểm tra email vào cuối ngày, để tôi không có lựa chọn nào khác ngoài việc đăng xuất ngay sau đó.
8. Thiết Lập Bộ Lọc Email Thông Minh
Thiết lập bộ lọc mail là một cách dễ dàng khác giúp tôi phân loại email và đạt được Inbox Zero. Chẳng hạn, khi sử dụng Outlook, tôi sẽ tạo các quy tắc có điều kiện để lọc các email vô nghĩa mà tôi biết mình sẽ xóa.
Ví dụ, tôi thường nhận được các email không mong muốn về các dịch vụ khác nhau, như thiết kế web và SEO. Chưa bao giờ tôi bị thuyết phục làm việc với ai đó đã gửi những email này; chúng gây phiền nhiễu, thiếu cá nhân hóa và làm lãng phí thời gian của tôi. Thay vì bực bội và gửi phản hồi, tôi thà tự động xóa chúng.
Trong Outlook, tôi đã làm theo các bước sau để lọc email:
- Truy cập Settings > Email > Rules.
- Đặt tên cho quy tắc mới và tùy chỉnh cài đặt.
- Đánh dấu vào ô Run Rule Now.
- Khi mọi thứ trông ổn, chọn Save.
Outlook cũng có một tính năng cho phép tôi thiết lập các giao thức nghiêm ngặt để chỉ những người nhất định mới có thể liên hệ với tôi.
Kiểm soát người gửi tin nhắn trong ứng dụng Outlook để lọc email rác
Trong Gmail, tôi có thể lọc thư bằng cách nhấp vào biểu tượng trong thanh tìm kiếm và tìm kiếm các từ khóa. Tùy thuộc vào việc tôi có muốn xem những thư này hay không, tôi có thể đánh dấu chúng là đáng trả lời hoặc chuyển thẳng vào thư mục Thùng rác của mình.
7. Chặn Người Gửi Không Mong Muốn
Ngay cả khi tôi đã thiết lập quy tắc, vẫn có một số người gửi không mong muốn lọt lưới. Điều này thường xảy ra khi họ sử dụng các từ khóa mà tôi chưa nghĩ đến để chặn. Trong những trường hợp này, chặn người dùng là lựa chọn tốt nhất của tôi. Tôi có thể đơn giản nhấp vào tin nhắn và nhấn nút Block để thực hiện việc này.
Cách chặn người gửi không mong muốn trong ứng dụng Gmail
Khi tôi chặn một người gửi không mong muốn, nội dung của họ thường được chuyển vào thư mục spam của tôi. Nhiều nhà cung cấp email đủ thông minh để gửi các loại tin nhắn tương tự đến cùng một nơi, vì vậy tôi không cần phải thấy chúng. Sau đó, tôi có thể thêm các từ khóa mới vào danh sách bộ lọc của mình để ngăn chặn các loại tin nhắn này xuất hiện trong tương lai. Ngoài việc chặn người gửi không mong muốn, tôi còn chặn các bản tin không có tùy chọn hủy đăng ký.
6. Tận Dụng Nhãn (Labels) và Thư Mục (Folders)
Khi kiểm tra email của mình, tôi thích phân loại mọi thứ để tránh bị choáng ngợp. Nhãn và thư mục là hai cách dễ nhất để thực hiện điều này.
Sau khi xem qua các email của mình, tôi sẽ đặt mọi thứ vào một số thư mục khác nhau:
- Tin nhắn quan trọng: Trả lời trong vòng 24 giờ
- Ưu tiên thấp: Trả lời trong vòng một tuần
- Email hữu ích (ví dụ: tin nhắn có hướng dẫn ứng dụng)
- Xóa
Ví dụ về nhãn phân loại email trong ứng dụng web Gmail
Sau khi đưa email vào các danh mục này, tôi sẽ kiểm tra lại để đảm bảo mọi thứ đều đúng chỗ. Nếu đúng, tôi sẽ thực hiện các hành động cần thiết cho từng email. Điều này dễ dàng hơn nhiều so với việc cố gắng quản lý mọi thứ từ hộp thư đến chính của tôi.
5. Trả Lời Email Một Cách Tinh Gọn (Essentialism)
Giờ đây tôi đã chọn lọc thời gian của mình kỹ càng hơn trước, điều đó bao gồm việc nghiêm khắc với những người tôi trả lời và không trả lời. Đại đa số các tin nhắn tôi nhận được đều không khẩn cấp, bất kể người gửi nói gì, và chúng cũng không cần đến thời gian của tôi.
Khung làm việc của tôi để quyết định xem một email có đáng trả lời hay không rất đơn giản. Tôi tự hỏi mình những câu hỏi sau:
- Liệu có điều gì sai sót xảy ra nếu tôi không trả lời email này không?
- Việc trả lời email này có gây ra nhiều rắc rối hơn giá trị nó mang lại không?
- Việc trả lời email này có thực sự cải thiện cuộc sống của tôi không?
Nếu hai trong số các câu trả lời của tôi là “không”, tôi sẽ không trả lời email đó. Tôi sẽ không xóa tin nhắn ngay lập tức; nếu tôi thay đổi ý định trong một tuần hoặc lâu hơn, tôi có thể dễ dàng truy cập lại chuỗi tin nhắn. Tuy nhiên, thường thì tôi cảm thấy ổn với cách tiếp cận này.
4. Chuyển Các Tin Nhắn Thường Gặp Thành Mẫu
Rất nhiều email tôi nhận được có cùng một cấu trúc, và kết quả là tôi không muốn lãng phí thời gian gõ lại mọi thứ mỗi lần. Thay vào đó, tôi sử dụng các mẫu (template) cho các tin nhắn phổ biến. Để làm điều này, tôi đã tạo một số mẫu trong Notion mà tôi có thể truy cập bất cứ khi nào tôi muốn.
Thư mẫu email được tạo tự động bởi GPT giúp tiết kiệm thời gian phản hồi
Cũng có thể tạo và sử dụng các mẫu email trong Outlook. Hơn nữa, có một số cách để tạo mẫu email mà không yêu cầu nhiều thao tác thủ công đáng kể.
3. Đánh Dấu Sao Tin Nhắn Quan Trọng Và Xóa Phần Còn Lại
Tính năng Starred (Đánh dấu sao) là một trong những tính năng Gmail yêu thích của tôi, và tôi thích sự đơn giản của nó.
Đôi khi, tôi sẽ theo dõi hộp thư đến của mình trong vài ngày nhưng không trả lời bất cứ điều gì. Điều này thường xảy ra khi có một việc quan trọng nhưng không yêu cầu sự chú ý ngay lập tức, hoặc khi tôi cảm thấy cạn kiệt năng lượng xã hội và không có tâm trạng để trả lời ngay lập tức.
Khi tôi đánh dấu các tin nhắn là Starred, việc tham chiếu chúng sau này trở nên dễ dàng. Tôi cũng sẽ giữ chúng ở trạng thái chưa đọc, để tôi không bỏ lỡ chúng. Để truy cập email nhanh hơn, tôi cũng đã cài đặt hộp thư đến của mình thành Starred first trong Settings > Inbox > Inbox type.
Mục Starred First trong cài đặt Gmail giúp ưu tiên email quan trọng
2. Giảm Kích Thước Trang Tối Đa
Theo mặc định, Gmail hiển thị 50 email trên trang đầu tiên. Tuy nhiên, tôi thường để hộp thư đến của mình mở rộng với số lượng tin nhắn trên trang. Đạt được Inbox Zero đã trở nên dễ dàng hơn nhiều kể từ khi tôi giới hạn số lượng email mình nhìn thấy khi mở ứng dụng.
Trong Gmail, tôi có thể cài đặt từ 10 đến 100 cuộc hội thoại trên mỗi trang. Tôi đã chọn 15 vì đó là một con số dễ quản lý. Để làm điều này, tôi đã vào Settings > General > Maximum page size.
Outlook cũng có nhiều công cụ để tùy chỉnh hộp thư đến. Ngoài việc tùy chỉnh giao diện của Outlook, bạn cũng có thể sắp xếp tin nhắn theo Focused và Other – cùng với việc tổ chức danh sách tin nhắn.
1. Đặt Ra Ranh Giới Rõ Ràng Với Người Thường Xuyên Liên Hệ
Ngay cả khi tôi đã thiết lập các quy tắc và bộ lọc để đạt được Inbox Zero, tôi sẽ không thể hiệu quả như vậy nếu không đặt ra các ranh giới rõ ràng. Tôi cho mọi người biết rằng tôi không trả lời email thường xuyên, điều này hạn chế số lượng email mà tôi nhận được, đặc biệt là những email được cho là khẩn cấp.
Vì tôi không có nhiều email như trước, việc dọn dẹp hộp thư đến hàng ngày trở nên dễ dàng hơn nhiều. Tôi vẫn nhận được tất cả các thư từ quan trọng nhất, và tôi làm việc hiệu quả hơn vì sự chú ý của tôi không bị kéo theo nhiều hướng khác nhau.
Inbox Zero đòi hỏi một sự chủ động nhất định, nhưng nó không khó đạt được như vẻ ngoài. Hạn chế email là một khía cạnh, nhưng sử dụng các cài đặt khác nhau để phân loại mọi thứ cũng quan trọng không kém. Kết hợp cả hai chiến lược này đã trở thành một chiến lược thắng lợi lâu dài cho tôi.
Bạn đã áp dụng phương pháp quản lý email nào và chúng có hiệu quả không? Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
