Trong nhiều thập kỷ, Excel đã là “gã khổng lồ” không thể tranh cãi trong thế giới bảng tính. Đây là công cụ không thể thiếu của các nhà phân tích dữ liệu, kế toán viên và bất kỳ ai muốn kiểm soát dòng và cột dữ liệu của mình một cách chặt chẽ.
Trong khi đó, Google Sheets thường bị coi là “người em họ nhẹ ký” hơn. Tuy nhiên, giờ đây, Sheets sở hữu một “bí quyết” mà Excel không có, và nó không chỉ san bằng sân chơi mà còn có khả năng lật ngược thế cờ trong công cuộc xử lý dữ liệu.
Hàm AI() – Một Loại Công Thức Hoàn Toàn Mới
Tính năng bổ sung mới nhất của Google là một hàm có tên gọi AI(). Vâng, lại là một tính năng AI nữa. Ai cũng biết, hầu hết các ứng dụng giờ đây đều muốn gắn mác “AI-powered” vào mọi thứ. Nhưng chúng ta đã vượt qua cái thời AI chỉ để làm màu. Đến năm 2025, bất kỳ tính năng mới nào dựa trên trí tuệ nhân tạo đều phải chứng minh được giá trị thực sự của nó, nếu không sẽ bị loại bỏ.
Hàm AI() trong Google Sheets thực sự mang lại giá trị, và thậm chí còn hơn thế nữa. Trái ngược với việc tích hợp Gemini “nửa vời” mà tác giả đã đánh giá năm ngoái, nơi bạn có thể gọi một chatbot ở thanh bên để hỗ trợ soạn công thức, AI() không phải là một trợ lý: nó chính là công thức.
Hiện tại, =AI() chỉ khả dụng thông qua Google Workspace Labs và chỉ khi ngôn ngữ tài khoản Google của bạn được đặt là tiếng Anh.
Cú pháp của hàm này đơn giản đến bất ngờ:
=AI("prompt", [range])Bạn chỉ cần nhập một câu lệnh (prompt), chọn một phạm vi dữ liệu và nhấn Enter. AI sẽ bỏ qua việc xây dựng công thức phức tạp và đưa ra kết quả trực tiếp cho bạn. Đằng sau hậu trường, Google đang điều hướng yêu cầu của bạn đến mô hình Gemini và sử dụng các thư viện Python để xử lý những tác vụ nặng nề. Bạn không cần phải viết một công thức đa hàm; bạn chỉ cần viết điều mình muốn, và Sheets sẽ làm phần còn lại.
Có hai ưu điểm lớn khi đây là một hàm chứ không phải một tính năng rời rạc: Thứ nhất, bằng cách giới hạn phạm vi chú ý của AI vào một vùng dữ liệu cụ thể, bạn giảm thiểu tình trạng “ảo giác” của AI. Thứ hai, vì AI() là một hàm bảng tính chính thức, nó hoạt động mượt mà với tính năng tự động điền (autofill), điền nhanh (flash fill) và tất cả các tiện ích khác trong Sheets.
Hãy cùng xem xét một vài ví dụ để hiểu rõ hơn điều này có ý nghĩa như thế nào.
Ví dụ 1: Chuyển Đổi Văn Bản Sang Dạng Câu (Sentence Case)
Excel có thể chuyển đổi văn bản sang chữ hoa, chữ thường hoặc chữ hoa đầu mỗi từ (proper case). Tuy nhiên, nó không thể chuyển đổi sang dạng câu (sentence case – chữ cái đầu tiên của câu viết hoa, các chữ cái còn lại viết thường). Google Sheets trước đây cũng không có hàm gốc nào cho việc này. Trong Excel (hoặc Sheets cũ), giải pháp thay thế sẽ trông như thế này:
=UPPER(LEFT(A2,1))&LOWER(RIGHT(A2,LEN(A2)-1))
Công thức chuyển đổi văn bản sang dạng câu trong Excel
Công thức này không quá khó hiểu, nhưng cũng không trực quan. Nếu bạn không biết trước công thức này, bạn sẽ phải tìm kiếm hoặc dành thời gian để tự xây dựng. Giờ đây, hãy xem điều gì xảy ra trong Google Sheets với =AI():
=AI("Convert the text to sentence case", A2)Nhấn Enter rồi chọn Generate and Insert, và bạn đã hoàn thành! Không còn phải “vắt óc” cố nhớ PROPER, LOWER hay cách ghép chúng lại với nhau. Vì đây là một công thức, bạn có thể tự động điền (autofill) nó vào toàn bộ tập dữ liệu của mình như bất kỳ hàm nào khác.
Chuyển đổi văn bản sang dạng câu bằng hàm AI() và Autofill trong Google Sheets
Lưu ý: Bạn cần đặt câu lệnh (prompt) trong dấu ngoặc kép. Nếu bạn cần bao gồm dấu ngoặc kép bên trong câu lệnh của mình, hãy sử dụng dấu ngoặc đơn (') thay thế.
Ví dụ 2: Trích Xuất Tên Miền Từ Địa Chỉ Email
Giả sử bạn có một cột chứa đầy địa chỉ email và bạn muốn trích xuất chỉ phần tên miền (mọi thứ sau ký tự @). Trong Excel, công thức của bạn có thể trông như thế này:
=MID(A2,FIND("@",A2)+1,LEN(A2)-FIND("@",A2))
Công thức trích xuất tên miền email trong Excel
Công thức này hoạt động tốt. Nhưng hãy tự hỏi bản thân: bạn có nhớ nó ngay lập tức không? Liệu một người bình thường có biết bắt đầu từ đâu không? Giờ đây, hãy xem cách làm với =AI():
=AI("Extract the domain from this email", A2)Bạn vừa tiết kiệm được mười phút và ít nhất một cơn đau đầu. Điều này có thể gây “đau lòng” nếu bạn tự hào về khả năng sử dụng bảng tính của mình, nhưng không thể phủ nhận đây là một sự tăng cường năng suất lớn.
Ví dụ 3: Phân Tích Cảm Xúc và Phân Loại Phản Hồi
Đây là lúc mọi thứ trở nên thực sự thú vị. Như đã nói trước đó, hàm AI() không cố gắng kết hợp các hàm bảng tính hiện có; nó đang làm một điều gì đó hoàn toàn khác.
Bạn không bị giới hạn bởi những gì các hàm Excel hay Google Sheets có thể làm. Bạn đang có quyền truy cập vào toàn bộ khả năng của một mô hình ngôn ngữ lớn (LLM). Điều đó mở khóa những khả năng như phân loại văn bản, trích xuất chủ đề và phân tích cảm xúc, ngay trong bảng tính của bạn.
Bảng dữ liệu phản hồi khách hàng trong Google Sheets
Giả sử bạn có một cột phản hồi của khách hàng và muốn gắn thẻ cảm xúc cho mỗi phản hồi. Trong Excel, đây sẽ là một cơn ác mộng. Hy vọng duy nhất của bạn sẽ là mã hóa cứng một bảng tra cứu các từ khóa tích cực và tiêu cực, rồi hy vọng sự trùng khớp là đủ tốt. Với AI(), bạn chỉ cần viết:
=AI("Label the sentiment of this feedback as Positive, Negative or Neutral. Capitalize the label.", B2)
Phân tích cảm xúc phản hồi khách hàng bằng hàm AI() trong Google Sheets
Bạn thậm chí có thể đi xa hơn với một hàng khác:
=AI("Categorize the chief complaint as Delivery Time, Food Quality, Packaging, Wrong Order, or Price. Capitalize the first letter. If the sentiment is Positive, categorize it as None.", B2:C2)
Phân loại khiếu nại khách hàng với hàm AI() xâu chuỗi trong Google Sheets
Giờ đây, bạn đang xâu chuỗi đầu ra từ hàm AI() đầu tiên vào hàm thứ hai và mã hóa logic vào ngôn ngữ tự nhiên, tất cả mà không cần viết công thức hay thực hiện công việc thủ công. Nếu điều đó không giống như tương lai, thì tôi không biết điều gì có thể.
AI() Không Phải Phép Thuật: Những Hạn Chế Cần Biết
Tất nhiên, AI không phải là phép thuật. Nó vẫn mắc lỗi. Ngay cả khi hàng chục dòng đầu tiên chính xác, dòng thứ 25 có thể là một cú “lật kèo” bất ngờ.
Nếu bạn đưa đầu ra không hoàn hảo đó vào hàm AI() thứ hai hoặc thứ ba, như ví dụ cuối cùng, lỗi sẽ tích lũy nhanh chóng. Một kết quả “Tích cực” sai có thể dẫn đến việc khiếu nại bị dán nhãn “Không”, và bạn sẽ bỏ lỡ một vấn đề thực sự trong phân tích của mình. Đây là nơi các công thức truyền thống vẫn có ưu thế — một khi chúng hoạt động, chúng sẽ hoạt động ổn định.
Về mặt kỹ thuật, AI() giới hạn phạm vi của nó ở 200 ô mỗi thao tác. Tự động điền vẫn hoạt động, nhưng bạn sẽ cần áp dụng lại công thức theo từng phần nếu vượt quá giới hạn đó. Google cũng điều tiết mức sử dụng hàng ngày của bạn. Họ chưa chỉ định một con số chính xác, nhưng tác giả đã đạt giới hạn của mình sau khi sử dụng nó trên khoảng 500 dòng.
Ý Nghĩa Của Hàm AI() Đối Với Thế Giới Bảng Tính
Chúng ta đang sống trong những thời điểm thú vị, không có gì phải nghi ngờ. AI có mặt ở khắp mọi nơi, và giờ đây khi sự cường điệu đã lắng xuống, các tính năng tích hợp thực sự bắt đầu có ý nghĩa và mang lại hiệu quả công việc thực sự. Vậy, bạn có nên từ bỏ các hàm bảng tính truyền thống và để AI nắm quyền điều khiển không?
Nếu bạn đang làm việc với dữ liệu quan trọng, nơi một con số sai có thể dẫn đến thảm họa, thì câu trả lời là không, đừng tin tưởng một hàm AI sẽ làm đúng hoàn toàn. Trong những trường hợp đó, bạn nên nhờ ChatGPT giúp tạo một công thức, tự kiểm tra nó, và chỉ sau đó mới đưa vào sử dụng.
Nhưng không phải mọi bảng tính đều là vấn đề “sống còn”. Đối với các tác vụ đơn giản hơn, ít rủi ro hơn, hàm AI mới của Google là một công cụ tăng cường năng suất tuyệt vời. Một khi nó trở nên nhất quán hơn, chúng ta có thể thấy nó thay thế các công thức cho rất nhiều người dùng.
Nếu bạn muốn tiếp tục viết công thức thủ công, điều đó cũng ổn. Đừng chỉ trích những người khác khi họ chọn con đường dễ dàng hơn và nó thực sự hiệu quả. Điều này giống như việc lái xe số sàn so với số tự động: tôi vẫn thích số sàn, nhưng tôi không ghét số tự động – chúng là tương lai.
Bạn đã có cơ hội trải nghiệm hàm AI() trong Google Sheets chưa? Bạn nghĩ sao về tiềm năng và những hạn chế của nó? Hãy chia sẻ ý kiến và kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận dưới đây để cùng Nhịp Sống Công Nghệ thảo luận nhé!
