Trong thời đại số, khi mọi nhiệm vụ dường như đều đòi hỏi sự chú ý của bạn, việc cắt giảm sự nhiễu loạn và làm việc hiệu quả trở nên vô cùng quan trọng. Nhiều người cảm thấy choáng ngợp bởi danh sách việc cần làm dài dằng dặc, không biết bắt đầu từ đâu hay ưu tiên cái nào trước. Thay vì tốn thời gian suy nghĩ và lên kế hoạch phức tạp, bí quyết đôi khi lại nằm ở một nguyên tắc đơn giản: tuân thủ một quy tắc duy nhất, kiên định với nó và hành động. Đó chính là cốt lõi của “Quy tắc Danh sách Ưu tiên” – một phương pháp quản lý công việc đã giúp tôi ngừng lo lắng và bắt tay vào thực hiện từng nhiệm vụ một cách hiệu quả.
Phương pháp này không đòi hỏi các ứng dụng phức tạp hay hệ thống mã hóa màu mè. Nó chỉ đơn giản là việc bạn xác định rõ điều gì quan trọng nhất, cam kết thực hiện theo đúng thứ tự đó, và hành động. Quy tắc này giúp bạn tập trung vào những gì thực sự mang lại giá trị, thay vì chạy theo những nhiệm vụ dễ dàng hay thú vị nhất.
Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên Là Gì? Đơn Giản Đến Bất Ngờ
Quy tắc Danh sách Ưu tiên là một phương pháp tối ưu hóa năng suất làm việc, xoay quanh một nguyên tắc cốt lõi: tạo một danh sách các nhiệm vụ được xếp hạng theo mức độ quan trọng, sau đó hoàn thành chúng theo đúng trình tự đó mà không bỏ qua hay nhảy việc.
Nghe có vẻ đơn giản, nhưng đây chính là điểm mấu chốt. Không có mẹo vặt, không có các hệ thống rắc rối hay ứng dụng nhắc nhở liên tục. Bạn chỉ cần xác định rõ những gì quan trọng nhất, cam kết tuân thủ thứ tự đã đặt ra, và bắt tay vào thực hiện. Việc này không dựa trên việc nào nhanh nhất, dễ nhất, hay hấp dẫn nhất, mà dựa trên việc nào khẩn cấp nhất, có thời hạn rõ ràng, hoặc được yêu cầu bởi cấp trên hay đồng đội.
Đây là nơi nhiều người mắc sai lầm. Họ lập danh sách nhưng ngay lập tức muốn bỏ qua. Nhiệm vụ số 1 có vẻ nặng nề, vì vậy họ nhảy sang nhiệm vụ số 6 để có được “chiến thắng nhanh chóng”, theo đuổi cảm giác dopamin tăng vọt và tự thuyết phục mình rằng đó là làm việc năng suất.
Tuy nhiên, đó không phải là năng suất thực sự. Dự án “khẩn cấp” mà sếp bạn đã nhắc đến hai lần tuần trước vẫn nằm im. Công việc quan trọng cần giao vào buổi trưa vẫn bị bỏ qua trong khi bạn dọn dẹp hộp thư đến hoặc chỉnh sửa slide của ngày hôm qua.
Quy tắc Danh sách Ưu tiên chấm dứt tình trạng này. Không có sự sắp xếp lại, không có đàm phán. Bạn làm nhiệm vụ quan trọng nhất trước, sau đó là nhiệm vụ thứ hai, rồi thứ ba—luôn luôn theo đúng thứ tự. Phương pháp này không hào nhoáng và chắc chắn không mang lại cho bạn ảo giác về sự tiến bộ. Với cách này, bạn sẽ không thể gạch bỏ năm mục dễ dàng liên tiếp, nhưng bạn sẽ nhận thấy những kết quả ý nghĩa: các dự án được hoàn thành, ưu tiên luôn rõ ràng và bạn ngừng lãng phí năng lượng vào việc quyết định làm gì cứ sau vài phút.
Xây Dựng Danh Sách: Biến Ý Tưởng Thành Ưu Tiên Tuyệt Đối
Bạn không thể tuân thủ một hệ thống nếu nó không tồn tại. Bắt đầu bằng cách liệt kê mọi nhiệm vụ bạn đang nghĩ đến—dù nhỏ, lớn, dở dang hay chỉ là ý tưởng. Viết ra tất cả những gì bạn có thể nghĩ ra. Đừng lo lắng về việc phân loại vội, hãy coi đây là việc sắp xếp công cụ trước khi bắt tay vào xây dựng.
Ảnh minh họa danh sách công việc chưa sắp xếp
Khi danh sách đã đầy đủ, hãy bắt đầu sắp xếp mọi thứ. Không phải theo những gì trông hấp dẫn hay sẽ gây ấn tượng với người khác, mà theo mức độ khẩn cấp và liên quan. Tránh dán nhãn mọi thứ là “ưu tiên cao”, vì điều đó không thực sự ưu tiên tầm quan trọng của các nhiệm vụ của bạn. Đây là một cách tiếp cận thực tế, không phải cảm tính.
Tôi thường tự hỏi: Việc gì cần được thực hiện trước tiên vì người khác đang chờ? Nhiệm vụ nào, nếu trì hoãn, sẽ gây ra sự gián đoạn lớn nhất? Những nhiệm vụ hiện lên trong tâm trí chính là những nhiệm vụ thuộc hàng đầu. Nếu tôi không chắc chắn liệu Nhiệm vụ A hay Nhiệm vụ B quan trọng hơn, tôi luôn hỏi. Một tin nhắn nhanh cho quản lý có thể giúp tôi tiết kiệm hàng ngày làm việc lãng phí.
Các nhiệm vụ được phân loại và ưu tiên theo mức độ quan trọng từ cao đến thấp
Khi danh sách đã hoàn tất, thử thách bắt đầu. Nhiều người thất bại ở đây, không phải vì họ không tạo danh sách đúng cách, mà vì họ không tuân thủ nó đúng cách. Họ có thể bắt đầu đúng hướng, nhưng sau đó những lời bào chữa bắt đầu xuất hiện: “Nhiệm vụ số 3 ngắn hơn và tôi chỉ có 20 phút”, hoặc “Tôi không có tâm trạng làm Nhiệm vụ số 1 ngay bây giờ, hãy để tôi làm Nhiệm vụ số 5”. Họ nhảy việc và chọn những mục dễ dàng hơn, rơi vào những sai lầm phổ biến trong quản lý thời gian.
Đây là một cái bẫy tự tạo. Mỗi lần đi chệch hướng là một sự đánh đổi hiệu quả để lấy sự thoải mái. Bạn có thể bận rộn, nhưng bạn sẽ không tiến lên một cách thực sự năng suất. Nếu bạn đã bỏ công sức để ưu tiên, hãy tin tưởng vào công sức bạn đã bỏ ra. Đừng quyết định lại cả ngày của mình cứ sau 15 phút; Nhiệm vụ số 1 nghĩa là bắt đầu với Nhiệm vụ số 1. Cam kết hoàn thành chúng theo đúng thứ tự đó và giữ nguyên thứ tự như đã viết. Bộ não của bạn sẽ cố gắng thương lượng lại, đừng chấp nhận điều đó.
Ưu Tiên Không Phải Đoán Mò, Đó Là Giao Tiếp
Nhiều người coi việc ưu tiên là một nhiệm vụ cá nhân—bạn tự mình suy nghĩ, đưa ra quyết định và tự mình tiến lên. Điều đó có thể hiệu quả trong một số trường hợp, nhưng nhiều người trong chúng ta đã từng bị cấp trên khiển trách vì dành hai ngày cho một việc lẽ ra có thể chờ một tuần.
Bước này là cần thiết: nếu bạn không biết, hãy hỏi. Đó là một phần quan trọng của việc tuân thủ Quy tắc Danh sách Ưu tiên.
Quy tắc này hoạt động tốt nhất cùng với giao tiếp rõ ràng. Nếu bạn từng nghi ngờ nhiệm vụ nào quan trọng hơn, chỉ cần hỏi. Gửi một tin nhắn nhanh cho trưởng nhóm hoặc quản lý của bạn, đại loại như: “Hôm nay tôi có Nhiệm vụ A và B, anh/chị muốn tôi xử lý việc nào trước?”
Nếu quản lý của bạn không phản hồi, hãy tìm sự hướng dẫn từ một đồng nghiệp đáng tin cậy hoặc trưởng nhóm—và luôn ghi lại các quyết định của bạn. Khi bạn mắc kẹt chờ đợi ý kiến, tốt hơn là nên tiến lên một cách thận trọng hơn là đình trệ. Hãy hỏi một người quen thuộc với dự án để có cái nhìn của họ, và ghi lại ngắn gọn những gì bạn đã quyết định, lý do và thời điểm bạn liên hệ.
Không có quản lý hợp lý nào sẽ phạt bạn vì tìm kiếm sự rõ ràng. Trên thực tế, hầu hết đều đánh giá cao cách tiếp cận chủ động này. Thà dành 60 giây để hỏi hướng dẫn còn hơn dành hàng giờ sửa chữa một sai lầm do đoán mò mà không hỏi.
Đừng Để Tâm Trạng Chi Phối Quyết Định Làm Việc
Tâm trạng là mối đe dọa thầm lặng nhất đối với sự nhất quán. Bạn tỉnh táo hơn vào buổi sáng, thích giao tiếp hơn sau bữa trưa, và kiệt sức vào giữa buổi chiều. Chẳng bao lâu, thứ tự nhiệm vụ của bạn dựa trên cảm giác của bạn, chứ không phải dựa trên điều gì quan trọng. Đó là cách cả tuần trôi qua mà không đạt được gì. Bạn lãng phí năng lượng để sắp xếp lại công việc cho phù hợp với tâm trạng thay vì thực hiện theo ưu tiên.
Nhiều người cố gắng biện minh cho việc bỏ qua các nhiệm vụ khó khăn vì họ quá phân tâm hoặc đang có dấu hiệu kiệt sức trong công việc. Thay vì tuân theo danh sách ưu tiên, họ tìm kiếm các lối tắt phù hợp với tâm trạng hiện tại của mình.
Quy tắc này đảo ngược hoàn toàn điều đó. Thay vì uốn cong danh sách nhiệm vụ của bạn để phù hợp với tâm trạng, bạn làm ngược lại: quản lý tâm trạng của bạn để đáp ứng yêu cầu của danh sách.
Trong trường hợp của tôi, điều đó có thể có nghĩa là lên lịch cho nhiệm vụ khó nhất vào những thời điểm tập trung cao độ, hoặc nghỉ giải lao ngắn để nạp lại năng lượng trước một nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao. Tôi thường uống nước, vươn vai, điều chỉnh lại thị lực, ra ngoài một chút, bất cứ điều gì giúp tôi sẵn sàng hành động. Dù tôi làm gì, tôi cũng không sắp xếp lại hay bỏ qua nhiệm vụ.
Hãy nghỉ giải lao nhanh giữa mỗi nhiệm vụ, không chỉ trong những nhiệm vụ dài. Những quãng nghỉ ngắn, dù chỉ một hoặc hai phút, cũng giúp thiết lập lại sự tập trung của bạn. Thói quen nhỏ này có thể cải thiện năng suất của bạn bằng cách ngăn ngừa sự mệt mỏi tinh thần khi bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.
Danh sách vẫn không đổi; tính khí của bạn là biến số mà bạn kiểm soát. Có một cảm giác nhẹ nhõm đi kèm với điều đó. Không suy nghĩ quá nhiều, không tự nghi ngờ, chỉ có sự tiến bộ ổn định.
Tạo Đà Từ Hành Động, Không Phải Chờ Động Lực
Mặc dù có nhiều cách để tăng động lực làm việc, nhưng động lực có thể dao động rất nhiều. Nếu bạn dựa vào động lực làm yếu tố thúc đẩy, kết quả của bạn sẽ không đồng đều và không đáng tin cậy. Thay vào đó, Quy tắc Danh sách Ưu tiên xây dựng dựa trên đà phát triển (momentum).
Đà không phụ thuộc vào cảm giác của bạn, nó được tạo ra bằng cách bắt tay vào làm và hoàn thành từng nhiệm vụ một. Khi bạn hoàn thành một mục ưu tiên cao — dù khó khăn đến mấy — chiến thắng đó sẽ tích lũy. Bởi vì bạn đã và đang tiến về phía trước, nhiệm vụ tiếp theo đột nhiên có vẻ dễ quản lý hơn.
Quan trọng hơn, nó ngăn chặn ảo giác về sự tiến bộ. Dễ dàng tự lừa dối mình rằng bạn đang làm việc hiệu quả bằng cách gạch bỏ một vài nhiệm vụ dễ dàng, nhưng nếu không có nhiệm vụ nào trong số đó thực sự mang lại kết quả, bạn đã không đạt được tiến bộ thực sự. Tập trung vào những công việc bận rộn không mang lại kết quả hữu hình, nó chỉ mang lại cảm giác tốt trong khoảnh khắc đó.
Theo kinh nghiệm của tôi, đà đến từ năng suất. Ngay cả khi tôi chỉ hoàn thành một nhiệm vụ trong một ngày, tôi vẫn có thể tạo ra chuyển động tiến lên có ý nghĩa. Loại tiến bộ đó cho phép tôi xây dựng sự tự tin, tạo ra kết quả tích lũy và xây dựng niềm tin trong môi trường làm việc của mình.
Hãy quên đi sự hài lòng phù du từ những chiến thắng nhỏ, thay vào đó hãy hướng tới đà bền vững đến từ việc hoàn thành những gì thực sự quan trọng. Một khi bạn đã bắt đầu, danh sách sẽ trở nên thú vị hơn để tuân theo.
Khi Bạn Lỡ Lệch Khỏi Danh Sách, Hãy Bắt Đầu Lại
Sẽ có những ngày bạn thất bại, như tôi đã từng nhiều lần. Cuối cùng, bạn sẽ hành động theo tâm trạng, bị phân tâm bởi những yêu cầu khẩn cấp, hoặc bỏ qua hoàn toàn quy tắc. Điều đó là bình thường, nhưng điều quan trọng là cách bạn phản ứng khi đi chệch hướng.
Đừng lấy thất bại làm lý do để loại bỏ hệ thống của bạn, hãy dùng nó làm bằng chứng cho thấy tại sao Quy tắc Danh sách Ưu tiên lại quan trọng. Khoảnh khắc bạn nhận ra mình đã đi lạc hoặc sắp xếp lại danh sách, hãy dừng lại, hít thở sâu, quay lại danh sách và cam kết lại với thứ tự đã định.
Không có gì đáng xấu hổ khi bắt đầu lại và không cần phải hoảng sợ, bạn không cần phải tạo một kế hoạch hoàn toàn mới. Bạn cần tin tưởng vào kế hoạch đã hiệu quả và thực hành kiên trì tuân thủ nó.
Với Quy tắc Danh sách Ưu tiên, bạn có thể dễ dàng và hiệu quả cải thiện toàn bộ quy trình làm việc của mình. Hãy tạo danh sách của bạn, thiết lập thứ tự và thực hiện từng mục một, không thỏa hiệp. Chỉ vậy thôi. Bạn sẽ ngạc nhiên khi sự rõ ràng thay thế hỗn loạn nhanh đến thế nào.
