Trong kỷ nguyên số, Excel đã trở thành công cụ không thể thiếu cho mọi lĩnh vực, từ tài chính, kế toán đến phân tích dữ liệu và quản lý dự án. Dù bạn là người mới bắt đầu hay chuyên gia, việc làm chủ các phím tắt Excel là chìa khóa để nâng cao hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian và biến những thao tác phức tạp thành hành động chỉ trong tích tắc. Tôi đã dần dần tích lũy kiến thức về các phím tắt Excel theo thời gian, và thực sự, chúng đã giúp tôi làm việc với bảng tính một cách hiệu quả hơn đáng kể. Một khi bạn bắt đầu tích hợp các phím tắt vào quy trình làm việc hàng ngày, thực sự sẽ không có đường quay lại cách làm cũ.
Bài viết này sẽ đưa bạn khám phá 21 phím tắt Excel quan trọng nhất, được phân loại theo từng nhóm chức năng, giúp bạn dễ dàng học hỏi và áp dụng ngay lập tức vào công việc để làm chủ Excel và thống trị mọi bảng tính.
6 Phím Tắt Điều Hướng Giúp Di Chuyển Nhanh Trong Bảng Tính
Việc di chuyển quanh các bảng tính lớn từng là một công việc tẻ nhạt cho đến khi tôi bắt đầu sử dụng các phím tắt điều hướng. Thay vì cuộn chuột không ngừng hoặc nhấp qua vô số hàng, bạn có thể nhảy đến chính xác vị trí mình cần.
Các phím mũi tên rất cần thiết cho việc điều hướng cơ bản, nhưng đôi khi chúng ngừng hoạt động đúng cách trong Excel. Nếu bạn đang gặp phải vấn đề này, có những cách để khắc phục lỗi phím mũi tên không hoạt động trong Excel có thể giúp bạn nhanh chóng trở lại làm việc.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Chuyển đến ô đầu tiên của trang tính (A1) | Ctrl + Home |
| Chuyển đến ô cuối cùng được sử dụng | Ctrl + End |
| Di chuyển đến cạnh của dữ liệu theo bất kỳ hướng nào | Ctrl + Mũi tên |
| Chuyển đến một ô hoặc vùng cụ thể | Ctrl + G hoặc F5 |
| Di chuyển đến đầu hàng hiện tại | Home |
| Chuyển đổi giữa các trang tính | Ctrl + Page Up/Down |
| Chuyển đến đầu cột hiện tại | Ctrl + Mũi tên lên |
| Chuyển đến cuối cột hiện tại | Ctrl + Mũi tên xuống |
Những phím tắt này cực kỳ hữu ích khi làm việc với các bộ dữ liệu kéo dài hàng trăm hoặc hàng nghìn hàng. Cùng với việc sử dụng các phím tắt điều hướng, bạn có thể theo dõi các điểm dữ liệu chính với Cửa sổ Theo dõi của Excel trong khi điều hướng giữa các phần khác nhau của bảng tính.
Phím tắt Ctrl + End xứng đáng được nhắc đến đặc biệt vì nó ngay lập tức đưa bạn đến ô cuối cùng chứa dữ liệu, điều này hoàn hảo để nhanh chóng đánh giá kích thước của bộ dữ liệu của bạn.
Nếu Ctrl + End đưa bạn đi xa hơn dự kiến, có thể bạn có định dạng ẩn trong các ô trống. Hãy xóa định dạng trong những khu vực đó để khắc phục hành vi này.
5 Phím Tắt Chọn Dữ Liệu Giúp Tăng Tốc Chọn Vùng
Việc chọn các vùng dữ liệu thủ công có thể rất tẻ nhạt, đặc biệt khi làm việc với các bộ dữ liệu lớn. Những phím tắt chọn này giúp loại bỏ nhu cầu phải kéo chuột qua hàng trăm ô.
Phím Shift trở thành người bạn thân nhất của bạn để mở rộng vùng chọn. Giữ phím này trong khi sử dụng bất kỳ phím tắt điều hướng nào, và bạn sẽ chọn tất cả mọi thứ giữa điểm bắt đầu và điểm đến của mình.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Chọn toàn bộ hàng | Shift + Space |
| Chọn toàn bộ cột | Ctrl + Space |
| Chọn toàn bộ trang tính | Ctrl + A |
| Chọn đến cuối dữ liệu theo bất kỳ hướng nào | Ctrl + Shift + Mũi tên |
| Mở rộng vùng chọn một ô | Shift + Mũi tên |
| Chọn từ ô hiện tại đến đầu | Ctrl + Shift + Home |
| Chọn từ ô hiện tại đến cuối | Ctrl + Shift + End |
Những phím tắt này hoạt động hoàn hảo khi bạn cần sử dụng hàm CHOOSE của Excel để chọn dữ liệu dựa trên tiêu chí hoặc áp dụng định dạng cho các vùng cụ thể.
Khi chọn nhiều vùng không liền kề, hãy giữ Ctrl trong khi nhấp vào từng vùng bổ sung. Kỹ thuật này hoạt động với cả nhấp chuột và phím tắt.
4 Phím Tắt Định Dạng Giúp Bảng Tính Trở Nên Chuyên Nghiệp
Các bảng tính được định dạng tốt tạo ra sự khác biệt đáng kể trong cách dữ liệu của bạn được nhận diện. Các phím tắt định dạng văn bản cơ bản rất đáng để học để nhấn mạnh dữ liệu quan trọng, vì các tiêu đề in đậm và ghi chú in nghiêng có thể biến một bảng tính đơn giản thành một cái gì đó được thiết kế chuyên nghiệp.
Người dùng đang áp dụng định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) trong Excel để làm nổi bật dữ liệu.
Các phím tắt định dạng sau đây giúp bạn nhanh chóng hoàn thiện công việc mà không cần phải tìm kiếm trong các menu ribbon.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Áp dụng định dạng in đậm | Ctrl + B |
| Áp dụng định dạng in nghiêng | Ctrl + I |
| Áp dụng định dạng gạch chân | Ctrl + U |
| Định dạng tiền tệ | Ctrl + Shift + $ |
| Định dạng phần trăm | Ctrl + Shift + % |
| Thêm đường viền xung quanh vùng chọn | Ctrl + Shift + & |
| Xóa đường viền | Ctrl + Shift + _ |
| Mở hộp thoại Định dạng ô (Format Cells) | Ctrl + 1 |
| Tăng kích thước phông chữ | Ctrl + Shift + > |
| Giảm kích thước phông chữ | Ctrl + Shift + < |
| Sao chép chỉ định dạng | Alt + Ctrl + C |
| Dán chỉ định dạng | Alt + Ctrl + V |
Hộp thoại Định dạng ô (Ctrl + 1) là một phím tắt mạnh mẽ, vì nó cung cấp cho bạn quyền truy cập vào mọi tùy chọn định dạng có sẵn. Phím tắt này giúp tiết kiệm vô số lần nhấp chuột khi bạn cần kiểm soát chính xác các định dạng số, căn chỉnh hoặc giao diện ô.
Bạn có thể sử dụng Alt + Ctrl + C và Alt + Ctrl + V để sao chép định dạng từ một ô và áp dụng cho các ô khác một cách nhanh chóng. Bằng cách này, bạn có thể duy trì sự nhất quán trên toàn bộ bảng tính của mình mà không cần phải điều chỉnh thủ công từng ô.
Một người đang thao tác trên laptop với ứng dụng Excel, màn hình hiển thị tùy chọn chuyển đổi dữ liệu tự động.
3 Phím Tắt Công Thức Giúp Bạn Hoàn Thành Nhiều Việc Hơn
Hiểu các công thức Excel là gì chỉ là bước khởi đầu – biết cách làm việc với chúng một cách hiệu quả là nơi đạt được những lợi ích năng suất thực sự.
Ví dụ về công thức cộng đơn giản trong một trang tính Excel.
Làm việc với các công thức trở nên nhanh hơn rất nhiều khi bạn biết các tổ hợp phím phù hợp. Những phím tắt này loại bỏ quy trình nhấp chuột qua các menu hoặc gõ thủ công các hàm lặp đi lặp lại một cách tẻ nhạt.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Chèn công thức AutoSum | Alt + = |
| Chỉnh sửa công thức ô đang hoạt động | F2 |
| Chuyển đổi tham chiếu tuyệt đối/tương đối | F4 |
| Chèn ngày hiện tại | Ctrl + ; |
| Chèn thời gian hiện tại | Ctrl + Shift + ; |
| Tính toán tất cả các trang tính | F9 |
| Hiện/ẩn tất cả công thức | Ctrl + ` (dấu huyền) |
| Điền công thức xuống | Ctrl + D |
| Điền công thức sang phải | Ctrl + R |
| Hủy nhập công thức | Esc |
Phím F4 rất hữu ích khi xây dựng công thức; nó chuyển đổi qua các loại tham chiếu khác nhau ($A$1, A$1, $A1, A1) mà không cần gõ thủ công. Điều này giúp tiết kiệm thời gian khi tạo các công thức phức tạp cần tham chiếu hỗn hợp.
Nếu bạn nhấn Ctrl + ` (dấu huyền), nó sẽ chuyển sang chế độ xem công thức. Nếu bảng tính của bạn đột nhiên hiển thị công thức thay vì giá trị, hãy nhấn tổ hợp này một lần nữa để trở lại chế độ xem bình thường.
2 Phím Tắt Quản Lý Dữ Liệu Giúp Thông Tin Có Tổ Chức
Các quy trình làm việc hiệu quả yêu cầu bạn giữ cho dữ liệu của mình có tổ chức và cấu trúc tốt. Dù bạn đang sử dụng các mẫu bảng tính Excel để quản lý tài chính hay theo dõi thông tin dự án, những phím tắt này giúp duy trì cấu trúc một cách hiệu quả.
Những phím tắt quản lý này giúp bạn sắp xếp, lọc và cấu trúc thông tin mà không cần phải liên tục chuyển đổi giữa các tab ribbon.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Áp dụng AutoFilter cho vùng chọn | Ctrl + Shift + L |
| Mở hộp thoại Tìm & Thay thế | Ctrl + H |
| Chèn một hàng mới phía trên hàng hiện tại | Ctrl + Shift + + |
| Chèn một cột mới bên trái | Ctrl + Shift + + |
| Xóa các hàng đã chọn | Ctrl + – |
| Xóa các cột đã chọn | Ctrl + – |
| Nhóm các hàng/cột đã chọn | Alt + Shift + Mũi tên phải |
| Bỏ nhóm các hàng/cột | Alt + Shift + Mũi tên trái |
| Ẩn các hàng đã chọn | Ctrl + 9 |
| Ẩn các cột đã chọn | Ctrl + 0 |
| Bỏ ẩn các hàng | Ctrl + Shift + 9 |
| Bỏ ẩn các cột | Ctrl + Shift + 0 |
Phím tắt AutoFilter Ctrl + Shift + L ngay lập tức thêm các mũi tên thả xuống vào tiêu đề của bạn, giúp việc lọc dữ liệu trở nên dễ dàng. Bạn có thể kết hợp nó với Tìm & Thay thế Ctrl + H để nhanh chóng làm sạch và sắp xếp các bộ dữ liệu lộn xộn.
Khi chèn hoặc xóa hàng và cột, hãy đảm bảo bạn đã chọn toàn bộ hàng hoặc cột trước, vì việc chọn một phần có thể làm gián đoạn cấu trúc dữ liệu của bạn.
1 Phím Tắt Tiết Kiệm Thời Gian Giúp Xử Lý Các Thao Tác Cơ Bản
Những phím tắt này giải quyết các tác vụ nhàm chán mà thường chiếm hết thời gian của bạn mà không mang lại nhiều giá trị. Mặc dù chúng có vẻ cơ bản, nhưng việc làm chủ các thao tác hàng ngày này khiến công việc với Excel trở nên dễ dàng hơn.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Sao chép vùng chọn | Ctrl + C |
| Dán | Ctrl + V |
| Cắt vùng chọn | Ctrl + X |
| Hoàn tác hành động cuối cùng | Ctrl + Z |
| Làm lại hành động cuối cùng | Ctrl + Y |
| Lưu bảng tính | Ctrl + S |
| Mở bảng tính mới | Ctrl + N |
| Mở tệp hiện có | Ctrl + O |
| Đóng bảng tính hiện tại | Ctrl + W |
| In | Ctrl + P |
| Tìm kiếm văn bản hoặc giá trị | Ctrl + F |
Phím tắt hoàn tác có lẽ là phím tắt được sử dụng nhiều nhất trong bất kỳ ứng dụng nào. Kết hợp với làm lại, bạn có thể thử nghiệm thoải mái, biết rằng bạn luôn có thể quay lại.
Tôi khuyên bạn nên tập thói quen nhấn Ctrl + S thường xuyên trong khi làm việc. Đúng vậy, các tính năng tự động lưu rất hữu ích, nhưng việc lưu thủ công đảm bảo rằng bạn không bao giờ mất công việc quan trọng trong các sự cố bất ngờ hoặc mất điện.
Những phím tắt này thực sự giúp ích cho cách bạn làm việc với Excel một khi chúng trở thành bản năng thứ hai. Tôi đã bắt đầu với một vài phím yêu thích và dần dần thêm nhiều hơn. Mặc dù có một quá trình học hỏi, nhưng khoản đầu tư thời gian này sẽ nhanh chóng mang lại lợi ích.
Bạn còn biết phím tắt Excel nào hữu ích nữa không? Hãy chia sẻ kinh nghiệm và những phím tắt yêu thích của bạn trong phần bình luận bên dưới để cùng nhau làm chủ Excel hiệu quả hơn!
