Trong lý thuyết, các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” (all-in-one productivity apps) hứa hẹn sẽ là giải pháp tối ưu cho mọi vấn đề quản lý công việc và cuộc sống của bạn. Chúng được quảng cáo là “chén thánh” giúp bạn sắp xếp mọi thứ một cách hoàn hảo, từ danh sách việc cần làm, lịch trình, ghi chú cho đến quản lý dự án phức tạp. Tuy nhiên, trên thực tế, những công cụ này thường không hoạt động như mong đợi và thậm chí có thể gây phản tác dụng đối với hiệu suất cá nhân của nhiều người dùng. Thay vì giúp bạn đạt được năng suất cao hơn, chúng lại tiềm ẩn những nhược điểm cố hữu có thể làm chậm quá trình làm việc và khiến bạn cảm thấy quá tải.
Ứng dụng năng suất “tất cả trong một” thường gây cảm giác cồng kềnh
Khi sử dụng các ứng dụng năng suất “tất cả trong một”, bạn sẽ được tiếp cận với vô số tính năng. Các công cụ này tích hợp lịch, danh sách việc cần làm, tính năng ghi chú và nhiều hơn thế nữa. Ban đầu, bạn có thể cảm thấy như mình đã tìm thấy công cụ quản lý dự án tối thượng – cho đến khi bạn bắt đầu sử dụng chúng (hoặc cố gắng sử dụng).
Nhiều ứng dụng năng suất “tất cả trong một” có giao diện lộn xộn, đặc biệt là nếu chúng còn mới và chưa có đủ thời gian để tối ưu trải nghiệm người dùng. Các bảng điều khiển thường cồng kềnh và việc điều hướng có thể khó khăn hơn mức cần thiết. Ngay cả một số ứng dụng all-in-one đơn giản hơn cũng có thể gây cảm giác “phình to” khi chúng có quá nhiều tính năng. Chúng đã đủ gây khó chịu khi sử dụng trên máy tính để bàn, nhưng các ứng dụng di động của chúng thường còn tệ hơn. Vì vậy, nếu bạn muốn theo dõi công việc khi đang di chuyển, bạn có thể sẽ thất vọng.
Cài đặt và giao diện cộng tác tài liệu trên ứng dụng Spike, minh họa sự phức tạp của một ứng dụng năng suất tất cả trong một.
Chúng dễ khiến người dùng cảm thấy choáng ngợp và mệt mỏi
Một điều mà nhiều người mắc sai lầm về năng suất là họ cố gắng làm cho mọi thứ trở nên quá phức tạp. Một số người (và nhà sáng lập ứng dụng) buồn thay lại nghĩ rằng càng nhiều tính năng thì ứng dụng càng tốt. Tuy nhiên, điều xảy ra trên thực tế lại hoàn toàn ngược lại. Thay vì trở thành một “thần năng suất”, bạn thường cảm thấy choáng ngợp và kiệt sức trong nhiều trường hợp.
Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” thường gây cảm giác quá tải và đôi khi thật khó để biết bắt đầu từ đâu. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể cảm thấy mình cần phải sử dụng mọi tính năng, điều này dẫn đến việc ít công việc thực sự được hoàn thành hơn và dành nhiều thời gian hơn cho việc “bảo trì” hệ thống một cách vô nghĩa.
Notion là một ví dụ điển hình về điều này. Mặc dù tôi thích sử dụng Notion để ghi chú (mặc dù đôi khi nó có thể quá mức cần thiết), tôi không còn dùng công cụ này để tổ chức cuộc sống của mình nữa. Quá thường xuyên, tôi cảm thấy mình cần phải sử dụng mọi loại mẫu template. Một số công cụ email có tính năng năng suất, như Spike, cũng gây ra hiệu ứng tương tự.
Mở một ứng dụng và bị “dội bom” bởi các tính năng mới hiếm khi dẫn đến năng suất thực sự, và kết quả là tôi thà không sử dụng chúng. Nếu có thể tùy chỉnh ứng dụng để loại bỏ một số tính năng, đó sẽ là một câu chuyện khác.
Độ tin cậy và sự ổn định là một vấn đề lớn
Với nhiều năm làm việc trong lĩnh vực công nghệ và viết về các ứng dụng khác nhau, tôi đã chứng kiến rất nhiều sự chuyển đổi. Tôi cũng đã thấy nhiều ứng dụng ra đời rồi biến mất, và tôi rất hoài nghi về bất kỳ xu hướng hay công cụ mới nào chưa vượt qua được thử thách của thời gian. Cơn sốt AI vào cuối năm 2022 và đầu năm 2023 là một ví dụ điển hình; tôi đã thử vô số ứng dụng mà giờ đây không còn tồn tại.
Theo ý kiến của tôi, nhiều ứng dụng năng suất “tất cả trong một” mới không đủ ổn định để sử dụng lâu dài. Tôi không thể tin tưởng một công cụ tuyên bố sẽ giải quyết mọi vấn đề của tôi nhưng lại có nguy cơ cao biến mất hoặc ngừng nhận được cập nhật khi nguồn vốn đầu tư mạo hiểm cạn kiệt. Ngay cả khi tôi vẫn có thể sử dụng công cụ đó về mặt kỹ thuật, tôi không muốn tự đẩy mình vào một trong những nguồn lây nhiễm phần mềm độc hại phổ biến nhất.
Trước khi tôi sử dụng thường xuyên bất kỳ công cụ nào, chứ đừng nói đến phần mềm năng suất, nó phải tồn tại ít nhất 4-5 năm. Lý tưởng nhất là tôi muốn nó đã có lợi nhuận vào thời điểm tôi bắt đầu sử dụng. Bằng cách đó, tôi biết rằng nó ít có khả năng biến mất khi tôi bắt đầu quen với tất cả các tính năng của nó.
Cùng với sự không chắc chắn về khả năng tồn tại lâu dài, các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” thường quá không đáng tin cậy khi tôi sử dụng chúng. Ví dụ, tôi gặp sự cố crash thường xuyên hơn so với các ứng dụng chuyên biệt. Hơn nữa, tôi đã có những trường hợp thông tin của mình không được đồng bộ hóa hoặc đã bị xóa. Một sự khó chịu khác mà tôi thường gặp phải là tài khoản của tôi thường xuyên bị đăng xuất, và tôi cần phải đăng nhập mỗi khi mở ứng dụng. Nếu tôi đang cố gắng lên kế hoạch cho ngày của mình, việc liên tục phải đăng nhập là điều cuối cùng tôi muốn làm.
Luôn cảm thấy cần một “hệ thống hoàn hảo”
Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” có một loạt tính năng hấp dẫn khiến bạn khó mà không sử dụng một số trong số chúng. Ngoài ghi chú, lịch và danh sách việc cần làm, bạn có thể làm cho các tác vụ của mình trông đẹp mắt với biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban. Mặc dù điều này nghe có vẻ tuyệt vời trên lý thuyết, bạn thường sẽ làm ít việc hơn so với việc giữ mọi thứ đơn giản.
Giao diện plugin Kanban trong Obsidian, minh họa công cụ quản lý tác vụ trực quan có thể dẫn đến việc quá chú trọng vào việc tạo hệ thống hoàn hảo.
Khi sử dụng các công cụ này, bạn thường sẽ cảm thấy mình cần một hệ thống hoàn hảo. Trừ khi bạn đã tối ưu hóa hoàn hảo các tác vụ của mình và sử dụng phối màu lý tưởng, bạn có thể cảm thấy việc làm việc trên các tác vụ đã liệt kê là một sự lãng phí thời gian.
Bạn có thể tạo ra một hệ thống hoàn hảo vài lần, nhưng cuối cùng, bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi khi phải duy trì nó. Đôi khi, bạn sẽ có những tháng khó khăn hơn, và đến một lúc nào đó, bạn có thể tự hỏi liệu mình có thực sự cần nhiều “chuông và còi” đến vậy không. Giữ mọi thứ đơn giản và tập trung vào công việc là một trong những chiến thuật năng suất tốt nhất; nhiều phương pháp thay thế khác thường bị đánh giá quá cao.
Đạt hiệu suất tương đương với các ứng dụng chuyên biệt, đơn giản hơn
Mặc dù bạn nên cố gắng tránh chuyển đổi ngữ cảnh (context-switching) càng nhiều càng tốt, bạn vẫn có thể đạt được kết quả năng suất tuyệt vời với các ứng dụng đơn giản. Thay vì sử dụng một công cụ năng suất “tất cả trong một”, hãy cân nhắc sử dụng:
- Todoist hoặc Things 3 cho danh sách việc cần làm (hoặc thậm chí sử dụng danh sách việc cần làm trên giấy)
- Google Calendar hoặc Apple Calendar cho việc quản lý thời gian của bạn
- Asana cho việc lập kế hoạch thời hạn dài hạn
- Google Keep, Notion (chỉ cho ghi chú), hoặc Apple Notes cho việc ghi chú
Trừ khi bạn đang làm điều gì đó thực sự chuyên biệt, bạn không cần quá nhiều công cụ khác. Bạn thường sẽ cảm thấy thoải mái hơn sau khi chuyển sang một hệ thống dễ dàng hơn, cùng với việc thấy nó dễ duy trì hơn. Kết quả là, bạn sẽ năng suất hơn về lâu dài.
Khối thời gian tập trung (deep work) được lên lịch trong ứng dụng lịch, cho thấy cách ứng dụng chuyên biệt hỗ trợ tối ưu năng suất cá nhân.
Kết luận
Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” có thể phù hợp với một số người, nhưng chúng thường quá phức tạp đối với người dùng thông thường. Bạn không cần một công cụ làm được mọi thứ, và trên thực tế, việc sử dụng một công cụ như vậy có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp và giảm sút hiệu quả. Thay vào đó, điều bạn thực sự cần là một hệ thống đơn giản, dễ duy trì và phù hợp với quy trình làm việc cá nhân của bạn. Đôi khi, “ít hơn là nhiều hơn” trong hành trình tối ưu năng suất cá nhân.
Bạn có đồng ý với quan điểm này không? Bạn đã có kinh nghiệm gì với các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” và các công cụ chuyên biệt? Hãy chia sẻ ý kiến và trải nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới để cùng Nhịp Sống Công Nghệ thảo luận nhé!
